いつから申請できるか
在留資格変更許可申請は、内定を得たうえで行います。大学や専門学校を卒業する年度については、卒業見込みの段階から申請を受け付ける運用がとられており、例年12月1日頃から受付が始まります。出入国在留管理庁は、4月からの就労を希望する場合、12月1日から1月末までの間に申請するよう案内しています。受付開始日や提出書類は年度によって見直されることがあるため、最新の案内を確認してください。
許可が出ても、実際に在留資格が切り替わるのは卒業後です。卒業証明書の提出が後日必要になる場合があります。
4月入社に間に合わせるスケジュール
| 時期 | やること |
|---|---|
| 内定後〜12月 | 企業と必要書類を確認し、準備を始める |
| 12月〜1月 | 在留資格変更許可申請を行う |
| 2月〜3月 | 審査。追加資料を求められることがある |
| 卒業後 | 卒業証明書を提出し、新しい在留カードを受け取る |
| 4月 | 入社 |
1月から3月は申請が集中する時期です。追加資料を求められると、その分だけ時間がかかります。受付開始の12月に合わせて申請できるよう、内定後すぐに準備を始めるのが安全です。
審査で確認される「学歴と職務内容の関連性」
「技術・人文知識・国際業務」への変更では、大学や専門学校で学んだ内容と、就職先で従事する業務との間に関連性があるかどうかが確認されます。
留学からの変更では、実務経験がまだありません。そのため、この学歴との関連が、活動内容を説明する主な材料になります。転職の場面よりも、この点が正面から問われることになります。
大学卒業者と専門学校卒業者の違い
| 求められる関連性 | |
|---|---|
| 大学・大学院卒業（学士・修士） | 専攻と業務の関連性は求められる。大学教育の性質を踏まえ、比較的柔軟に判断されるとされる |
| 専門学校卒業（専門士・高度専門士） | 履修内容と業務内容の具体的な関連性が問われる傾向がある |
大学教育は特定の職業に直結する訓練だけでなく、幅広い学識を与えるものだという考え方が背景にあるとされています。ただし、実際の判断は個別の事情によります。一方、専門学校の教育は特定の職業に対応した内容であるため、学んだことと就く仕事のつながりが、より具体的に問われます。
専門学校を卒業される方は、履修科目と職務内容の対応関係を整理しておくことをおすすめします。
大学の専攻と仕事内容の関連性はどこまで見られるか｜関連性の考え方は、別の記事で詳しく整理しています。
主な必要書類
書類は、本人が用意するものと、勤務先が用意するものに分かれます。
本人が用意するもの
- 在留資格変更許可申請書
- 写真（規定のサイズ）
- パスポート、在留カード
- 卒業証明書または卒業見込証明書
- 成績証明書（求められる場合があります）
勤務先が用意するもの
- 雇用契約書または労働条件通知書の写し
- 会社案内、登記事項証明書
- 直近の決算文書の写し
- 給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写し
- 職務内容を説明する資料（採用理由書など）
勤務先の「カテゴリー」で提出書類が変わる
受入機関は規模や実績に応じて4つのカテゴリーに分けられ、カテゴリーが上位であるほど提出書類が簡素になります。前記の勤務先が用意する書類のうち、決算文書や法定調書合計表の写しなどは、カテゴリーによって不要な場合や、設立まもない企業のように提出できない場合があります。
| 区分 | 該当する機関の例 | 提出書類 |
|---|---|---|
| カテゴリー1 | 上場企業、国・地方公共団体、独立行政法人 など | 少ない |
| カテゴリー2 | 一定規模以上の企業（源泉徴収税額が基準以上） | やや少ない |
| カテゴリー3 | 前年分の法定調書合計表を提出した企業（カテゴリー1・2を除く） | 標準 |
| カテゴリー4 | 上記のいずれにも当たらない企業（新設企業など） | 多い |
内定先がどのカテゴリーに当たるかで、準備の負担が変わります。設立まもない企業に就職する場合は、事業の適正性や安定性を説明する資料が多く求められる傾向があります。早めに人事担当者と書類の確認をしておくとよいでしょう。
卒業までに就職先が決まらなかった場合
卒業までに就職先が決まらなかった場合、一定の要件を満たせば「特定活動（継続就職活動）」へ変更し、卒業後も就職活動を続けられる仕組みがあります。
通常、在籍していた学校からの推薦状などが必要になります。この在留資格には期間の上限があり、無期限に延長できるものではありません。一般には、在留期間は6か月で、更新は1回までとされています。申請は、留学の在留期間が満了する前に行う必要があります。
許可が出なかった場合
不許可となった場合、地方出入国在留管理官署で理由の説明を受けられます。理由を確認したうえで、資料を補って再申請する、職務内容を調整したうえで申請し直す、といった対応が考えられます。
理由が企業側の資料不足にあることもあります。この場合は、内定先と相談して資料を整えることになります。卒業が近い時期であれば、あわせて在留資格の期限にも注意が必要です。
内定が出たのに在留資格が下りないことはある？｜想定される原因を整理しています。
内定先に確認しておきたいこと
申請の準備を始める前に、内定先へ確認しておくと進めやすくなる点があります。
- 配属先と担当業務 — 具体的にどの部署で、どのような業務を担当するのか
- 入社後の研修内容 — 店舗や工場での実地研修が含まれる場合、その期間と内容
- 提示された報酬 — 同じ職務に就く日本人社員と同等以上であるか
- 書類の準備状況 — 登記事項証明書や法定調書合計表の写しを用意してもらえるか
- 過去の実績 — これまでに外国籍の社員を採用したことがあるか
2番目の研修内容は見落とされやすい点です。新卒採用では、入社後の一定期間を現場研修に充てる企業があります。研修として合理的な期間・内容であるかが問われることがあるため、期間と位置づけを確認しておくと安心です。
5番目の実績がある企業であれば、書類の準備も含めて手続きに慣れていることが多く、やり取りの負担が軽くなります。
在留期間が切れそうなときは
在留資格変更許可申請は、在留期間の満了日までに行う必要があります。申請が受理されれば、審査中に在留期間が満了しても、満了日から2か月を経過する日、または審査の結果が出る日のいずれか早い日までは、引き続き在留できる取扱いがあります。
ただしこれは申請が受理されていることが前提です。満了日を過ぎてからの申請は原則として受け付けられず、超過滞在の状態になるおそれがあります。留学の在留期間は卒業時期に合わせて設定されていることが多いため、満了日を必ず確認してください。
申請までにやることの一覧
内定から申請までにやることを一覧にしておきます。抜けがあると、受付の時期に間に合わなくなります。
| やること | 誰が | 注意点 |
|---|---|---|
| 卒業見込証明書の取得 | 本人 | 学校の窓口。発行に数日かかることがある |
| 成績証明書の取得 | 本人 | 日本語版。複数通取っておくとよい |
| 申請書の記入 | 本人・勤務先 | 勤務先が記載する欄がある |
| 雇用契約書の受領 | 勤務先 | 職務内容が具体的に書かれているか確認 |
| 会社関係書類の準備 | 勤務先 | カテゴリーによって必要なものが変わる |
| 採用理由書の作成 | 勤務先 | 定型の書式がない。勤務先が、必要に応じて作成する |
| 写真の用意 | 本人 | 規定のサイズを確認 |
勤務先に依頼するものが多いため、内定後すぐに人事担当者へ連絡を取り、必要書類の一覧を共有しておくことをおすすめします。年度末は企業側も繁忙期にあたります。
新しい在留カードを受け取ったら
許可が出ると、新しい在留カードが交付されます。受け取ったら、記載内容を必ず確認してください。
- 在留資格が「技術・人文知識・国際業務」になっているか
- 在留期間と満了日
- 就労制限の有無の記載
- 氏名、生年月日、住居地の誤りがないか
在留資格が切り替わった後は、入社後14日以内に所属機関等に関する届出が必要になる場合があります。この届出は在留資格変更許可申請とは別の手続きです。変更の許可を受けたことで届出が不要になるかどうかは、出入国在留管理庁の案内で確認してください。
期限は入社日から14日以内ですので、入社後すぐに確認し、必要であれば済ませてください。