誰が届け出るのか
就労や就学を目的として日本に在留する中長期在留者は、勤務先や通学先といった「所属機関」に変更があったとき、出入国在留管理庁へ届け出る義務があります。転職はこの変更にあたります。
届け出るのは会社ではなく本人です。企業側にも雇用状況に関する届出の義務がありますが、それは会社の義務であって、本人の届出の代わりにはなりません。
| 在留資格の例 | 勤務先に関する届出 | |
|---|---|---|
| 必要 | 技術・人文知識・国際業務、高度専門職、経営・管理、技能、研究、教育、留学 など | 必要 |
| 不要 | 永住者、日本人の配偶者等、永住者の配偶者等、定住者 | 不要 |
永住者や定住者といった身分・地位に基づく在留資格には就労の制限がないため、勤務先に関するこの届出は必要ありません。以下は、活動に基づく在留資格をお持ちの方に向けた内容です。
届出の種類は在留資格によって分かれる
在留資格によって、届出の名称が「活動機関に関する届出」と「契約機関に関する届出」のいずれかになります。経営・管理や留学は活動機関に関する届出、技術・人文知識・国際業務や技能は契約機関に関する届出にあたります。
期限はどちらも14日以内で共通しています。ただし、様式や届出の事由の名称（活動機関は「離脱」「移籍」、契約機関は「契約の終了」「新たな契約の締結」など）が異なるため、ご自身の在留資格に対応するものを選んでください。
いつまでに、何を届け出るのか
期限は、事由が生じた日から14日以内です。転職の場合、「前の勤務先を離れた」ことと「新しい勤務先に所属した」ことは別の事由として扱われます。そのため、それぞれについて届出が必要です。
| 事由 | 起算日 | 期限 |
|---|---|---|
| 前の勤務先を退職した | 退職日 | 退職日から14日以内 |
| 新しい勤務先に入社した | 入社日 | 入社日から14日以内 |
| 勤務先の名称が変わった | 変更日 | 変更日から14日以内 |
| 勤務先の所在地が変わった | 変更日 | 変更日から14日以内 |
| 勤務先が消滅した | 消滅日 | 消滅日から14日以内 |
退職日と入社日が離れている場合は、それぞれのタイミングで届け出ます。退職してから次の勤務先が決まっていない段階でも、退職の届出は必要です。次が決まるまで待つ必要はありません。
退職日の翌日が入社日というように日付が連続している場合の届け方（1回にまとめられるか、2回に分けるか）は、在留資格や届出方法によって異なります。電子届出システムの画面や届出書の様式で該当する事由を確認してください。判断に迷う場合は、外国人在留総合インフォメーションセンターなどの窓口に確認することをおすすめします。
3つの届出方法
| 方法 | 向いている場合 | 準備するもの |
|---|---|---|
| インターネット | 窓口へ行く時間がない／記録を残したい | 利用者情報の登録（初回のみ） |
| 郵送 | オンラインの登録をしたくない | 届出書、在留カードの写し、封筒 |
| 窓口 | その場で確認しながら進めたい | 届出書、在留カード |
インターネット（電子届出システム）
出入国在留管理庁の電子届出システムから届け出る方法です。初回のみ利用者情報の登録が必要ですが、以降は自宅から手続きが完結します。届出の記録がシステム上に残るため、後から「届け出たかどうか」を確認できる点も利点です。
登録には在留カードの番号などが必要になります。転職の予定がある方は、退職前に登録だけ済ませておくと当日の負担が減ります。
郵送
届出書に必要事項を記入し、在留カードの写しを同封して、東京出入国在留管理局の届出受付担当へ送付します。封筒には「届出書在中」と朱書きします。届出書の様式は出入国在留管理庁のサイトから入手できます。
郵送では受付の連絡がありません。配達の記録が残る方法で、期限に余裕を持って送ってください。
窓口
住居地を管轄する地方出入国在留管理官署へ持参します。他の申請とあわせて行う場合には、この方法が適していることもあります。混雑する時期があるため、事前に受付時間を確認してから向かってください。
届出に必要な情報
いずれの方法でも、記載する内容は共通です。事前に手元に用意しておくと手続きが早く済みます。
- 氏名、生年月日、性別、国籍・地域
- 住居地
- 在留カードの番号
- 離脱した機関の名称・所在地・電話番号と、離脱した年月日
- 新たに所属することとなった機関の名称・所在地・電話番号と、所属することとなった年月日
勤務先の正式名称・所在地・電話番号は、雇用契約書や労働条件通知書に記載されています。略称ではなく登記上の正式名称を記載してください。
なお、この届出では職務内容や年収を届け出る必要はありません。届け出るのは所属先が変わったという事実のみです。
届け出なかった場合にどうなるか
届出を怠った場合、または虚偽の届出をした場合は、法律上の罰則の対象となり得ます。また、次回の在留期間更新などの審査で、事実関係を慎重に確認されることがあります。
ただ、実務上より影響が大きいのは、次回の在留期間更新許可申請です。更新の審査では、入管法に定める届出などの義務を履行しているかも確認事項のひとつとされています。届出の記録がないと、その点について説明を求められることがあります。
よくある疑問
在留カードの書き換えは必要ですか
必要ありません。在留カードに勤務先は記載されていないため、転職を理由にカードを作り直す手続きはありません。必要なのは、この記事で説明した届出だけです。
次の勤務先が決まっていなくても届け出るのですか
はい。退職した事実について、退職日から14日以内に届け出ます。新しい勤務先が決まったら、その時点であらためて、新たな機関への所属についての届出を行います。
転職先が決まる前に退職していい？無職期間と在留資格｜退職が先行する場合の考え方は、別の記事で整理しています。
派遣社員の場合、どこを届け出ますか
雇用契約を結んでいる派遣元の会社が所属機関にあたるのが通例です。派遣先が変わっただけで雇用契約に変更がない場合、届出の対象にならないことがあります。判断に迷う場合は、管轄の地方出入国在留管理官署にご確認ください。
過去の転職について届け出ていませんでした
気づいた時点で届け出ることをおすすめします。複数回分の届出が漏れている場合も、それぞれについて届け出ることができます。次回の更新申請までに整理しておくほうが、説明の負担は軽くなります。
転職の前後でやることを、順番に整理する
届出だけを切り出すと単純ですが、実際には他の手続きと並行します。転職が決まってからの流れを時系列で並べると次のようになります。
| 時期 | 在留資格まわり | 会社・生活まわり |
|---|---|---|
| 内定後 | 職務内容が活動範囲に収まるか確認。必要なら就労資格証明書を申請 | 雇用契約書の受領、入社日の調整 |
| 退職日 | — | 在留カードのコピーを控えておく |
| 退職から14日以内 | 離脱（契約の終了）の届出 | 健康保険・年金の切り替え |
| 入社日 | — | 入社手続き |
| 入社から14日以内 | 移籍（新たな契約の締結）の届出 | 住民税の納付方法の確認 |
| 入社後 | 在職証明書を保管 | — |
在留資格に関する手続きと、社会保険や住民税の手続きは、期限が近い時期に重なります。どちらも次回の在留期間更新で確認される可能性があるため、まとめて片づけてしまうほうが安全です。
とくに退職日の直後は、届出と保険の切り替えが同じ14日という期限で並びます。退職前にやることを一覧にしておくと漏れにくくなります。
転職すると在留期間の更新に不利になる？｜更新の審査で何が見られるかは、別の記事で整理しています。
届出の控えは残しておく
届出を済ませたら、その記録を手元に残しておくことをおすすめします。次回の在留期間更新許可申請の際に、届出を行った事実を示せるためです。
- 電子届出システムの場合 — 受付完了の画面やメールを保存しておく
- 郵送の場合 — 送付した届出書の写しを取り、特定記録などの記録が残る方法で送る
- 窓口の場合 — 受付印のある控えを受け取る
届出は「届け出た」ことの証明が残りにくい手続きです。数年後の更新申請の時点で記憶に頼ることのないよう、その場で記録を残す習慣をつけておくと確実です。
転職を複数回される方は、届出の記録を1つのフォルダにまとめておくとよいでしょう。