履歴書・職務経歴書の書き方

履歴書と職務経歴書の役割

日本の採用選考では、履歴書と職務経歴書の2通を提出するのが一般的です。役割が異なるため、書き分けが必要です。履歴書は基本情報を届け出る書類、職務経歴書は経験と能力を提案する書類です。

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履歴書の職歴欄には、会社名と入退社の年月だけを簡潔に書きます。担当業務の詳細は職務経歴書に書くため、重複させる必要はありません。

氏名の表記、学校名、在籍期間は、2通でそろえてください。食い違いがあると、確認の手間が生じ、記載ミスと受け取られるおそれもあります。

履歴書の書き方

履歴書は、氏名・連絡先・学歴・職歴・資格といった基本情報を、決まった形式で届け出る書類です。市販の履歴書のほか、厚生労働省が公表している様式例（性別欄は任意記載欄で、未記載も可能）などを使えます。応募先に指定がなければ、パソコンで作成してもかまいません。

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外国籍の方が迷いやすい点は、次のとおりです。

• 国籍・在留資格の欄：一般的な履歴書には欄がありません。在留資格は、職務経歴書に書きます（後述）
• 氏名の表記：本名・通称・ローマ字など、複数の表記がある場合は、在留カード、履歴書、職務経歴書、メールの署名で統一します
• 海外での学歴・職歴：日本の学校制度に当てはめず、入学・卒業の年月と学位名を書きます。海外の会社は、事業内容を一言添えると伝わります

職務経歴書は、読まれる時間が短い

応募者が多い場合、採用担当者が1通の書類にかけられる時間は、長くありません。そのため、重要な情報が後半に置かれていると、読まれないまま終わることがあります。

したがって、冒頭に要約を置く構成が有効と考えられます。最初の数行で「この人はどういう経験を持つ人か」が伝われば、続きを読んでもらいやすくなります。

もうひとつ意識したいのは、職務経歴書が経歴の記録ではなく応募先のポジションに対する提案書だということです。過去を網羅するのではなく、応募先が求めるものに照らして取捨選択します。

職務経歴書の基本の構成

一般的な構成は次のとおりです。形式に決まりはありませんが、A4で2枚程度に収めるのが目安とされています。分量は、いずれも目安です。

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学歴は履歴書に記載するため、職務経歴書では省略するか、末尾に簡潔に記載します。

職務経歴は新しい順（逆編年体）が一般的です。直近の経験がもっとも評価されるためです。

実績は数字で書く

「営業として顧客対応を担当」では、成果の大きさが伝わりません。担当した規模、達成した数値、その結果を書きます。次の表の数字は、書き方を示すための架空の例です。

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数値が出しにくい職種でも、規模や頻度は書けます。「月次でレポートを作成し、10名のチームに共有」「3名のメンバーの育成を担当」「年間120件の問い合わせに対応」といった記述です。

数字にできる要素

• 金額（売上、予算、コスト削減額）
• 件数（案件数、対応件数、導入社数）
• 人数（チーム規模、育成した人数、対象ユーザー数）
• 期間（プロジェクト期間、短縮した期間）
• 割合（達成率、改善率、継続率）
• 順位（チーム内、全社内）

日本語力の書き方

日本語力は、試験の級と業務での使用場面をあわせて記載します。採用側が知りたいのは、入社後にどの業務を任せられるかだからです。記載例は次のとおりです。

できないことを正直に添えても構いません。「込み入った契約交渉では、社内の日本語話者に同席を依頼していました」といった記載は、現状を正確に伝える書き方として、受け止められやすいと考えられます。入社後の認識の食い違いを防ぐことにもなります。

在留資格の書き方

在留資格は、種類と在留期間の満了日を明記します。転職先での業務が、現在の在留資格で認められている活動の範囲内であるかも書き添えておくと、採用担当者が状況を把握しやすくなります。ただし、範囲内かどうかの最終的な判断は出入国在留管理庁が行うため、書き方は断定しすぎないようにします。

こうした一文があると、「会社が何かしなければならないのか」という採用担当者の疑問に、先回りして答えられます。

永住者、日本人の配偶者等、永住者の配偶者等、定住者の場合は、就労に制限がない旨を添えておくと、明確になります。なお、転職後の届出の対象かどうかは、在留資格によって異なります。詳しくは所属機関等に関する届出の記事、および出入国在留管理庁の所属機関等に関する届出のページをご覧ください。

企業が書類選考と面接において実際に見ているポイント｜企業側の確認事項については、別の記事で整理しています。

応募先ごとに調整する

1通の職務経歴書をすべての応募先に送る方法は、効率的に見えますが、応募先ごとに求められる経験が異なるため、強みが伝わりにくくなることがあります。

職務経歴そのものは変わりませんが、次の2か所は応募先に合わせて調整できます。

1. 職務要約 — 応募先が求める経験を前に出す
2. 活かせる経験・スキル — 求人票の必須要件の順に並べ替える

求人票に書かれた必須要件を上から順に読み、それに対応する自分の経験を同じ順番で並べるだけでも、「求められているものを持っている」と読み手に伝わりやすくなります。調整する箇所を上の2か所に絞れば、負担を抑えられます。ただし、事実と異なる内容や、経験していない業務を書いてはいけません。

在職期間が短い経歴や空白期間がある場合

短期間で離職した経歴や、空白期間がある場合は、その経緯を一行添えておきます。

• （2023年4月〜2023年9月）事業所閉鎖に伴い退職
• （2024年1月〜2024年4月）転職活動に専念
• （2022年10月〜2023年3月）家族の事情により一時帰国

何も書かずに空白や短期在籍だけが並んでいると、読み手は想像で補うことになります。事実を簡潔に書いておくほうが、誤解を避けやすくなります。面接での質問も、整理しやすくなります。

転職回数が多いと在留資格に影響する？｜転職回数と在留資格の関係は、別の記事で整理しています。退職後の無職期間と在留資格の記事もあわせてご覧ください。

職務経歴書の書式について

形式に厳密な決まりはありませんが、日本の中途採用市場ではA4縦・横書きが一般的です。提出はPDFが無難です。ファイル名には氏名と日付を入れておきます。

• ファイル名の例：職務経歴書_氏名_提出日.pdf（応募先に指定があれば、その形式に従う）
• 写真は履歴書に貼付するもので、職務経歴書には不要
• フォントは明朝体またはゴシック体。サイズは10.5〜11ポイントが読みやすい
• 枚数はA4で2枚程度。3枚を超える場合は要約を見直す

氏名の表記は、履歴書と職務経歴書で統一してください。通称名を使う場合も、応募書類内では揃えます。

提出前のチェック

1. 冒頭の200文字だけを読んで、応募先が求める人物像と重なるか
2. 実績に数字が入っているか
3. 日本語力が、試験の級だけで終わっていないか
4. 在留資格の種類と満了日が書かれているか
5. 空白期間や短期在籍に、一行の説明があるか
6. 応募先の求人票の必須要件が、書類のどこかで拾えているか
7. A4で2枚に収まっているか

この7点を通してから提出すると、書類の水準が安定します。当社では、履歴書・職務経歴書の添削を、回数の制限なく承っています。応募先ごとの調整についてもご相談いただけます。

送付するときの注意

書類が完成したら、送付の段階でも確認したい点があります。

• ファイル形式は、指定がなければPDF。文字化けや書式崩れを防げる
• ファイル名に氏名と日付を入れる
• 履歴書と職務経歴書を1つのPDFにまとめるか、別々にするかは指定に従う
• メール本文にも簡単な挨拶と応募職種を記載する
• 送信前に、宛先の会社名・担当者名が前の応募先のままになっていないか確認する

最後の項目は、複数社へ応募していると起こりがちです。志望動機の欄に別の会社名が残っている、という誤りは起こりがちです。応募先ごとに調整した書類ほど、この確認が必要になります。

送信前に一度、書類全体を上から読み直す時間を取ってください。

出典

• 厚生労働省「公正な採用選考の基本」（履歴書様式例を掲載）
• 出入国在留管理庁「所属機関等に関する届出」