読まれる時間は短い
採用担当者が1通の書類にかける時間は、初回のスクリーニングでは数分程度といわれます。その短い時間で判断されるため、重要な情報が後半に置かれていると読まれないまま終わります。
したがって、冒頭に要約を置く構成が有効です。
基本の構成
一般的な構成は次のとおりです。A4で2枚程度に収めるのが目安です。
- 職務要約：200文字程度。これまでの経験と、強みを1段落で。
- 活かせる経験・スキル：箇条書きで5項目程度。
- 職務経歴：新しい順に記載。会社ごとに、事業内容・従業員数・担当業務・実績。
- 保有資格・語学：資格名、取得年月。
- 自己PR：応募先のポジションに接続する形で。
学歴は履歴書に記載するため、職務経歴書では省略するか、末尾に簡潔に記載します。
実績は数字で書く
「営業として顧客対応を担当」では、成果の大きさが伝わりません。担当した規模、達成した数値、その結果を書きます。
数値が出しにくい職種でも、規模や頻度は書けます。「月次でレポートを作成し、10名のチームに共有」「3名のメンバーの育成を担当」といった記述です。
- 悪い例：法人向けの営業を担当していました。
- 良い例：SaaS製品の新規開拓営業として、従業員100〜500名規模の企業を担当。年間目標4,800万円に対し達成率118%（2024年度）。チーム12名中2位。
日本語力と在留資格の書き方
日本語力は、試験の級と業務での使用場面をあわせて記載します。採用側が知りたいのは、入社後にどの業務を任せられるかだからです。
在留資格は、種類と在留期間の満了日を明記します。転職にあたって手続きが必要かどうかも書き添えておくと、採用担当者が判断しやすくなります。
- 記載例（語学）：日本語 — ビジネスレベル（JLPT N1・2021年取得）。社内会議での議事進行、顧客への提案書作成、電話対応の経験あり。
- 記載例（在留資格）：技術・人文知識・国際業務（2027年6月まで）。同職種への転職のため、在留資格の変更は不要の見込み。
外国籍で転職活動するとき、企業が実際に見ているポイント｜企業側の確認事項については、別の記事で整理しています。
応募先ごとに調整する
1通の職務経歴書をすべての応募先に送る方法は、効率的に見えて、通過率を下げます。応募先ごとに求められる経験は異なるためです。
職務経歴そのものは変わりませんが、冒頭の職務要約と「活かせる経験・スキル」の並び順は、応募先に合わせて調整できます。求人票に書かれた必須要件の順に並べ替えるだけでも、読み手の印象は変わります。
書式について
形式に厳密な決まりはありませんが、日本の中途採用市場ではA4縦・横書きが一般的です。提出はPDFが無難です。ファイル名には氏名と日付を入れておきます。
写真は履歴書に貼付するもので、職務経歴書には不要です。